メールで「差し支えなければ」と書くのは、本当に断ってもいいから？

仕事しごとのメールで資料や日程の相談そうだんをするとき、「差し支えなければさしつかえなければ、明日までにご確認ください」のような書き方ほうを見ますみます。文字だけ見るみると、相手あいてが断ってもよさそうに見えみえますが、実際じっさいには「相手あいての都合つごうに配慮しながらお願いする」という働きはたらきが強い表現ひょうげんです。できるかできないかを冷たく二つに分けるわけるより、まず事情じじょうがあるかもしれないことを見こんで、依頼いらいの角を少しすこし丸くしています。

ただし、この言葉ことばを書けば何でもやわらかくなるわけではありません。期限きげんや目的もくてきがはっきりしないまま使うつかうと、「急ぎではないのか」「断っていいのか」がかえって読みにくくなります。たとえば、会議資料の確認かくにんを頼むなら、どの部分ぶぶんを見てみてほしいのか、いつ返事がほしいのかを続けて書いた方ほうが自然しぜんです。さらに、社外の相手あいてにはこの言い方ほうが少しすこし事務的で落ち着いておちついて見えるみえることもあります。反対に、社内しゃないで急ぎの修正を頼む場面ばめんでは、この前置きまえおきだけだと温度おんどが低く伝わるつたわることもあります。その情報じょうほうがないと、受け取った側がわは遠慮して後回しにすることもありますし、急ぎだと気づかないまま別のべつの予定よていを入れていれてしまうこともあります。

つまり、「差し支えなければさしつかえなければ」は、依頼いらいを弱くするための飾りではなく、相手あいての事情じじょうを文の中なかに入れるいれる言い方ほうです。本当にほんとうに断ってもかまわない場面なら、そのあとに「難しければ来週でも大丈夫だいじょうぶです」のような逃げ道みちをはっきり足します。逆に、今日中に必要なら、やわらかい前置きまえおきだけで済ませず、「本日17時までにご意見をいただけると助かります」のように、理由りゆうと時刻まで書くかく方ほうが親切です。相手あいては、その一文で優先順位を決めますきめます。メールを書き終えたら、その一語いちごのあとに、相手あいてが判断するための条件じょうけんが続いているかを見ますみます。