申請の「差し戻し」は、やり直しと何が違う？

社内システムで経費や休暇の申請しんせいを出しだしたあと、通知つうちに「差し戻しさしもどし」と出てでて戸惑う人ひとは少なくすくなくありません。文字だけ見るみると、だめだったから最初さいしょから全部やり直し、という強い感じかんじにも見えみえます。でも実際じっさいの職場しょくばでは、差し戻しさしもどしは単純な不承認ふしょうにんとも、最初さいしょから新規作成し直すこととも少しすこし違いますちがいます。いったん流れながれを止めて、足りない点てんや直してほしい点てんを申請者へ返す、という意味いみで使われるつかわれることが多いおおいです。

たとえば、領収書りょうしゅうしょの画像が読みにくい、日付ひづけの入力がずれている、交通費の区間だけ説明せつめいが足りない、といった場合ばあいです。このとき承認者しょうにんしゃが言いたいのは、「内容全体が不適切です」よりも、「ここを直せば先へ進めます」に近いちかいことがあります。だから差し戻しさしもどしの通知つうちを見たら、まず落ち込むより、どの項目が返ってきたのかをコメントで確かめる方ほうが早いはやいです。どこを直せば承認へ戻るのかが見えるみえるだけで、受け取りうけとり方ほうもかなり変わるかわることがあります。システムによっては前まえの内容ないようが残っていて、その場ばで修正して再申請さいしんせいできるので、紙かみを破って書き直すような感覚かんかくとは一致しません。

逆に、理由りゆうを読まずに同じおなじ内容ないようをそのまま再申請すると、承認者しょうにんしゃの側がわでは「確認していない」と見えみえやすくなります。短いみじかい修正しゅうせいで済むのか、添付てんぷを追加する必要ひつようがあるのか、あるいは申請区分そのものを変えるかえるべきなのかで、戻し方ほうは変わりますかわります。返ってきた通知つうちでは、差し戻しさしもどしという言葉だけを強くつよく受け取るうけとるより、その下にあるコメントの動詞どうしを見るみるのが実用的です。「追加してください」「修正してください」「区分くぶんを変更してください」のどれかが見えみえれば、次につぎにやることはかなりはっきりします。コメント欄に期限や再提出先が並んでいるならんでいる場合ばあいは、その行も読み落とさない方ほうが安全あんぜんです。再申請さいしんせいの前まえに読むよむべきなのは、通知つうちの見出しではなく、その一段下の指示です。