仕事の「差し支えなければ」が残す、断る余地

仕事しごとのチャットやメールで、「差し支えさしつかえなければ、明日まであしたまでに資料しりょうを見てみていただけますか」と書かれているかかれていることがあります。この表現ひょうげんは、相手あいての都合つごうや事情じじょうに配慮しはいりょしながら頼むたのむ時ときの言い方ほうです。だからといって、依頼そのものいらいそのものがなくなったり、返事へんじをしなくてよくなったりするわけではありません。

In a work chat or email, you may read, 'If it is not inconvenient for you, could you look at the materials by tomorrow?' This expression is used when making a request while showing consideration for the other person's circumstances. It does not mean that the request disappears or that you need not reply.

たとえば、すでに別のべつの締切しめきりを抱えかかえていて明日まであしたまでには難しいむずかしいなら、「明日午前あしたごぜんは難しいむずかしいのですが、午後三時までであれごごさんじまでであれば確認かくにんできます」のように、できる時間じかんを返せますかえせます。単にたんに「できません」と終えるおえるより、相手あいてが次つぎの判断はんだんをしやすくなります。一方でいっぽうで、内容ないようが個人情報こじんじょうほうに関わるかかわる、担当外たんとうがいであるなど、引き受けひきうけにくい理由りゆうがある場合ばあいは、無理むりに事情じじょうを細かこまかく説明するせつめいする必要ひつようはありません。

For example, if you already have another deadline and cannot do it by tomorrow, you can reply, 'Tomorrow morning is difficult, but I can check it by 3 p.m.' Giving a time when you can do it makes the other person's next decision easier than ending with only, 'I cannot.' On the other hand, if the content involves personal information or is outside your responsibility, you do not have to explain every detail of why it is difficult to accept.

この言葉ことばを見たみた時ときは、やわらかい表現だけひょうげんだけで急ぎでないいそぎでないと決めずきめず、期限きげん、必要なひつような作業さぎょう、代わりかわりにできる人ひとがいるかを読みますよみます。返事へんじが必要ひつようか迷うならまようなら、受けられるうけられるかどうかと、いつなら可能かのうかのどちらかを短くみじかく伝えますつたえます。相手あいてが会議かいぎの前まえに資料しりょうを使うつかうなら、全部ぜんぶではなく一部だけならいちぶだけなら見られるみられるという伝えつたえ方ほうもできます。急ぎいそぎの依頼いらいを受けられないうけられない時ときに、既読だけきどくだけつけて待たせるまたせるより、早めはやめに難しいむずかしいと知らせしらせれば、依頼したいらいした側がわも別のべつの人ひとへ回せますまわせます。相手あいてが返事へんじを待っまっている間あいだに作業さぎょうを進めるすすめる必要ひつようがあるなら、代わりかわりの担当者たんとうしゃを紹介しょうかいできるか、締切しめきりを動かせるうごかせるかを確認しますかくにんします。自分じぶんが引き受けるうける場合ばあいも、確認するかくにんする範囲はんいや、見落としみおとしがあった時ときに連絡するれんらくする方法までほうほうまで決めきめておくと、依頼いらいの後あとで認識にんしきがずれにくくなります。返事へんじの文面ぶんめんを長くながく整えるととのえるより、必要なひつような情報じょうほうを先にさきに一行いちぎょうで伝えつたえ、補足ほそくがあればそのあとに続けるつづけると相手あいても読みやすくよみやすくなります。依頼いらいを断ることわる時ときも、相手あいての表現ひょうげんをそのまま使ってつかって「今回はこんかいは差し支えさしつかえがあります」と返すかえすより、自分じぶんの状況じょうきょうと次つぎの選択肢せんたくしを普通ふつうの言葉ことばで示すしめす方ほうが伝わりますつたわります。

When you see this phrase, do not decide that something is not urgent only because the wording is gentle. Read the deadline, the work needed, and whether someone else can do it. If you are unsure whether to reply, briefly state either whether you can accept or when you can do it. When declining, it is clearer to state your situation and the next option in ordinary words than to mirror the phrase and say, 'There is an inconvenience this time.'