仕事の「差し支えなければ」が残す、断る余地

仕事しごとのチャットやメールで、「差し支えさしつかえなければ、明日までに資料しりょうを見てみていただけますか」と書かれているかかれていることがあります。この表現ひょうげんは、相手あいての都合や事情じじょうに配慮しながら頼む時ときの言い方ほうです。だからといって、依頼そのものがなくなったり、返事をしなくてよくなったりするわけではありません。

たとえば、すでに別のべつの締切しめきりを抱えていて明日までには難しいむずかしいなら、「明日午前は難しいむずかしいのですが、午後三時までであれば確認かくにんできます」のように、できる時間じかんを返せます。単に「できません」と終えるおえるより、相手あいてが次つぎの判断はんだんをしやすくなります。一方でいっぽうで、内容ないようが個人情報こじんじょうほうに関わるかかわる、担当外たんとうがいであるなど、引き受けにくい理由りゆうがある場合ばあいは、無理に事情じじょうを細かこまかく説明する必要ひつようはありません。

この言葉ことばを見た時ときは、やわらかい表現だけで急ぎでないと決めず、期限きげん、必要な作業さぎょう、代わりかわりにできる人ひとがいるかを読みますよみます。返事が必要ひつようか迷うなら、受けられるかどうかと、いつなら可能かのどちらかを短くみじかく伝えます。相手あいてが会議かいぎの前まえに資料しりょうを使うつかうなら、全部ではなく一部だけなら見られるみられるという伝え方ほうもできます。急ぎの依頼いらいを受けられない時ときに、既読だけつけて待たせるより、早めはやめに難しいむずかしいと知らせしらせれば、依頼した側がわも別のべつの人ひとへ回せます。相手あいてが返事を待っている間に作業さぎょうを進める必要ひつようがあるなら、代わりかわりの担当者を紹介できるか、締切しめきりを動かせるかを確認します。自分じぶんが引き受けるうける場合ばあいも、確認する範囲や、見落としがあった時ときに連絡する方法まで決めておくと、依頼いらいの後あとで認識がずれにくくなります。返事の文面ぶんめんを長くながく整えるととのえるより、必要な情報じょうほうを先にさきに一行で伝え、補足があればそのあとに続けるつづけると相手あいても読みやすくよみやすくなります。依頼いらいを断る時ときも、相手あいての表現ひょうげんをそのまま使ってつかって「今回はこんかいは差し支えさしつかえがあります」と返すより、自分じぶんの状況と次つぎの選択肢せんたくしを普通の言葉ことばで示すしめす方ほうが伝わりますつたわります。