職場で広がる「シャドーAI」と情報のリスク

会社かいしゃが認めみとめていない生成せいせいAIを、従業員じゅうぎょういんが仕事しごとで使うつかう「シャドーAI」が問題もんだいになっている。情報処理推進機構じょうほうしょりすいしんきこう（IPA）は七月末しちがつまつ、生成せいせいAIやAIエージェントを安全あんぜんに使うつかうための手引書てびきしょを公表したこうひょうした。その背景はいけいには、便利なべんりなサービスが次々つぎつぎに登場するとうじょうする一方でいっぽうで、組織そしきの管理かんりが利用りようの速さはやさに追いついおいついていない現実げんじつがある。未承認みしょうにんのAIを使うつかうと、入力したにゅうりょくした情報じょうほうがどこに保存されるほぞんされるのか、誰だれが後あとから確認かくにんできるのかを会社かいしゃが把握はあくできない。便利さべんりさが見えるみえる場面ほどばめんほど、その外側そとがわにある情報じょうほうの流れながれは見えみえにくい。

‘Shadow AI’—employees using generative AI that their company has not approved—is becoming a workplace concern. At the end of July, Japan's Information-technology Promotion Agency (IPA) published a handbook for using generative AI and AI agents safely. It responds to a reality in which convenient services appear one after another while organizational controls cannot keep pace. With an unapproved AI service, a company may not know where submitted information is stored or who can review it later. The more visible the convenience, the harder it can be to see the information flow around it.

例えばたとえば、会議かいぎの議事録ぎじろくを短くみじかくまとめるために、無料むりょうのAIサービスへ文章ぶんしょうを貼りはり付けるつける場面ばめんを考えかんがえてみる。そこに取引先とりひきさきの名前なまえ、発売前はつばいまえの商品しょうひん、社内だけしゃないだけの判断はんだんが含まれふくまれていれば、入力したにゅうりょくした時点じてんで情報漏えいじょうほうろうえいの可能性かのうせいが生まれるうまれる。サービスによって、入力内容にゅうりょくないようの保存期間ほぞんきかんや学習がくしゅうへの利用りよう、管理者かんりしゃの設定せっていは異なることなる。個人用こじんようのアカウントで手早くてばやく処理しょりできても、会社かいしゃが契約したけいやくした環境かんきょうと同じおなじ保護ほごがあるとは限らないかぎらない。「文章ぶんしょうを要約したようやくしただけ」という作業さぎょうの小ささちいささは、扱ったあつかった情報じょうほうの重要さじゅうようさを小さくちいさくしてくれない。

Consider using a free AI service to shorten meeting minutes. If the pasted text contains a client's name, an unreleased product, or an internal decision, the possibility of information leakage begins at the moment it is submitted. Services differ in how long they store input, whether they use it for training, and what settings administrators have. A personal account may process it quickly, but it may not offer the same protection as the environment contracted by the company. The fact that the task was ‘only summarizing’ does not make the information itself less important.

もう一つひとつの問題もんだいは、AIの答えこたえをそのまま仕事しごとに使うつかうことだ。もっともらしい説明せつめいに誤りあやまりが混じっまじっていれば、資料しりょうや顧客こきゃくへの連絡れんらくにも誤りあやまりが広がるひろがる。会社側かいしゃがわには、利用りようを一律いちりつに禁止するきんしするだけでなく、使ってつかってよいサービス、入力しにゅうりょくしてはいけない情報じょうほう、出力しゅつりょくを確認するかくにんする人ひとを具体的ぐたいてきに決めるきめることが求められるもとめられる。従業員じゅうぎょういんが隠れかくれて使うつかう状態じょうたいを減らすへらすには、相談先そうだんさきと承認しょうにんの手順てじゅんを分かりやすくわかりやすくする必要ひつようもある。ルールが現場げんばの仕事しごととかけ離れかけはなれていれば、便利なべんりな道具だけどうぐだけが先にさきに広がっひろがってしまう。

Another problem is using an AI answer directly in work. If a plausible explanation contains an error, that error can spread into documents and messages to customers. A company needs more than a blanket ban: it must specify which services may be used, which information must not be entered, and who checks the output. To reduce hidden use, the consultation point and approval process must also be easy to understand. If rules are far removed from actual work, only the convenient tool will spread first.

職場しょくばで生成せいせいAIを開いたひらいた時とき、最初さいしょに見るみるべきなのは入力欄にゅうりょくらんではない。会社かいしゃがそのサービスを認めみとめているか、貼ろうはろうとしている文章ぶんしょうに個人情報こじんじょうほうや機密情報きみつじょうほうがないか、出力しゅつりょくを誰だれが確かめるたしかめるかを先にさきに見るみる。分からないわからない場合ばあいは、内容ないようを貼りはり付けるつける前まえに担当者たんとうしゃへ聞くきく。数分すうふんを省くはぶくための操作そうさが、後あとから説明せつめいできない情報じょうほうの移動いどうにならないように、コピーする前まえの一度いちどの停止ていしが必要ひつようになる。

When opening generative AI at work, the input box should not be the first thing you inspect. Check whether the company approves the service, whether the text contains personal or confidential information, and who will verify the output. If you are unsure, ask the responsible person before pasting. A pause before copying keeps an operation meant to save a few minutes from becoming an unexplained movement of information.