職場で広がる「シャドーAI」と情報のリスク

会社かいしゃが認めみとめていない生成せいせいAIを、従業員じゅうぎょういんが仕事しごとで使うつかう「シャドーAI」が問題もんだいになっている。情報処理推進機構じょうほうしょりすいしんきこう（IPA）は七月末しちがつまつ、生成せいせいAIやAIエージェントを安全あんぜんに使うつかうための手引書てびきしょを公表したこうひょうした。その背景はいけいには、便利なべんりなサービスが次々つぎつぎに登場するとうじょうする一方でいっぽうで、組織そしきの管理かんりが利用りようの速さはやさに追いついおいついていない現実げんじつがある。未承認みしょうにんのAIを使うつかうと、入力したにゅうりょくした情報じょうほうがどこに保存されるほぞんされるのか、誰だれが後あとから確認かくにんできるのかを会社かいしゃが把握はあくできない。便利さべんりさが見えるみえる場面ほどばめんほど、その外側そとがわにある情報じょうほうの流れながれは見えみえにくい。

‘Shadow AI’, yaitu penggunaan AI generatif yang belum disetujui perusahaan oleh karyawan untuk bekerja, kini menjadi masalah. Pada akhir Juli, Information-technology Promotion Agency (IPA) Jepang menerbitkan panduan penggunaan AI generatif dan agen AI secara aman. Latar belakangnya adalah layanan praktis terus bermunculan, sedangkan pengelolaan organisasi tidak mampu mengikuti kecepatan pemakaian. Dengan AI yang belum disetujui, perusahaan mungkin tidak tahu di mana informasi masukan disimpan atau siapa yang dapat memeriksanya kemudian. Semakin jelas manfaatnya, semakin sulit aliran informasi di sekitarnya terlihat.

例えばたとえば、会議かいぎの議事録ぎじろくを短くみじかくまとめるために、無料むりょうのAIサービスへ文章ぶんしょうを貼りはり付けるつける場面ばめんを考えかんがえてみる。そこに取引先とりひきさきの名前なまえ、発売前はつばいまえの商品しょうひん、社内だけしゃないだけの判断はんだんが含まれふくまれていれば、入力したにゅうりょくした時点じてんで情報漏えいじょうほうろうえいの可能性かのうせいが生まれるうまれる。サービスによって、入力内容にゅうりょくないようの保存期間ほぞんきかんや学習がくしゅうへの利用りよう、管理者かんりしゃの設定せっていは異なることなる。個人用こじんようのアカウントで手早くてばやく処理しょりできても、会社かいしゃが契約したけいやくした環境かんきょうと同じおなじ保護ほごがあるとは限らないかぎらない。「文章ぶんしょうを要約したようやくしただけ」という作業さぎょうの小ささちいささは、扱ったあつかった情報じょうほうの重要さじゅうようさを小さくちいさくしてくれない。

Bayangkan notulen rapat ditempelkan ke layanan AI gratis agar lebih singkat. Jika teks itu berisi nama klien, produk yang belum diluncurkan, atau keputusan internal, kemungkinan kebocoran informasi muncul sejak saat data dimasukkan. Masa penyimpanan, penggunaan data untuk pelatihan, dan pengaturan administrator berbeda-beda menurut layanan. Akun pribadi dapat memprosesnya dengan cepat, tetapi belum tentu memiliki perlindungan yang sama dengan lingkungan yang dikontrak perusahaan. Kecilnya pekerjaan ‘hanya merangkum’ tidak membuat pentingnya informasi ikut mengecil.

もう一つひとつの問題もんだいは、AIの答えこたえをそのまま仕事しごとに使うつかうことだ。もっともらしい説明せつめいに誤りあやまりが混じっまじっていれば、資料しりょうや顧客こきゃくへの連絡れんらくにも誤りあやまりが広がるひろがる。会社側かいしゃがわには、利用りようを一律いちりつに禁止するきんしするだけでなく、使ってつかってよいサービス、入力しにゅうりょくしてはいけない情報じょうほう、出力しゅつりょくを確認するかくにんする人ひとを具体的ぐたいてきに決めるきめることが求められるもとめられる。従業員じゅうぎょういんが隠れかくれて使うつかう状態じょうたいを減らすへらすには、相談先そうだんさきと承認しょうにんの手順てじゅんを分かりやすくわかりやすくする必要ひつようもある。ルールが現場げんばの仕事しごととかけ離れかけはなれていれば、便利なべんりな道具だけどうぐだけが先にさきに広がっひろがってしまう。

Masalah lain adalah memakai jawaban AI langsung untuk pekerjaan. Jika penjelasan yang tampak meyakinkan mengandung kesalahan, kesalahan itu dapat menyebar ke dokumen dan komunikasi pelanggan. Perusahaan tidak cukup hanya melarang semuanya; perusahaan perlu menentukan layanan yang boleh dipakai, informasi yang tidak boleh dimasukkan, dan siapa yang memeriksa keluaran. Agar penggunaan tersembunyi berkurang, tempat konsultasi dan proses persetujuan juga harus mudah dipahami. Jika aturan jauh dari pekerjaan nyata, alat yang praktis akan menyebar lebih dahulu.

職場しょくばで生成せいせいAIを開いたひらいた時とき、最初さいしょに見るみるべきなのは入力欄にゅうりょくらんではない。会社かいしゃがそのサービスを認めみとめているか、貼ろうはろうとしている文章ぶんしょうに個人情報こじんじょうほうや機密情報きみつじょうほうがないか、出力しゅつりょくを誰だれが確かめるたしかめるかを先にさきに見るみる。分からないわからない場合ばあいは、内容ないようを貼りはり付けるつける前まえに担当者たんとうしゃへ聞くきく。数分すうふんを省くはぶくための操作そうさが、後あとから説明せつめいできない情報じょうほうの移動いどうにならないように、コピーする前まえの一度いちどの停止ていしが必要ひつようになる。

Saat membuka AI generatif di tempat kerja, kotak input bukan hal pertama yang perlu dilihat. Periksa apakah layanan disetujui perusahaan, apakah teks mengandung informasi pribadi atau rahasia, dan siapa yang akan memeriksa hasilnya. Jika tidak tahu, tanyakan kepada penanggung jawab sebelum menempelkan isi. Berhenti sejenak sebelum menyalin mencegah upaya menghemat beberapa menit berubah menjadi perpindahan informasi yang tidak dapat dijelaskan.