社内チャットの確認依頼は、期限を先に伝える

社内チャットで資料や申請書しんせいしょを送るおくる時とき、「確認お願いします」とだけ書いてかいてファイルを付ける人ひとは少なくすくなくありません。もちろん、それでも依頼だとは伝わりますつたわります。ただ、その一文だけでは、相手あいてがいつ手を付けるべきかまでは見えみえません。朝あさから通知つうちが多いおおい日ほど、読み手は内容より先にさきに順番を決めながら画面がめんを見てみています。だから、同じおなじ確認依頼かくにんいらいでも、期限きげんを先にさきに書くかく人ひとがいます。相手あいてに急がせたいからというより、その連絡れんらくが今日の中なかのどこへ入るはいる話なのかを、最初さいしょの一行で判断はんだんできるようにするためです。

사내 채팅으로 자료나 신청서를 보낼 때 파일만 붙이고 '확인 부탁드립니다'라고만 쓰는 사람은 적지 않습니다. 물론 그것만으로도 요청이라는 사실은 전해집니다. 하지만 그 한 문장만으로는 상대가 언제 손을 대야 하는지까지는 보이지 않습니다. 특히 아침부터 알림이 많은 날일수록 읽는 사람은 내용보다 먼저 일의 순서를 정하면서 화면을 봅니다. 그래서 같은 확인 요청이라도 기한을 먼저 쓰는 사람이 있습니다. 상대를 재촉하려는 뜻이라기보다 이 연락이 오늘 일정의 어디에 들어가는 일인지 첫 줄에서 판단할 수 있게 하려는 것입니다.

たとえば「本日15時までに確認お願いします」と先にさきに出てでていれば、相手あいてはチャットを開いた瞬間に、いま返すべきか、昼前で間に合うあうか、別のべつの担当者にも声こえをかける必要ひつようがあるかを考えられます。反対に、先にさきに長いながい説明せつめいがあり、最後で急ぎだと分かるわかる形だと、読んでよんでいる途中で優先度ゆうせんどを組み直すことになります。確認そのものに十分な時間じかんがいる資料では、この差が意外と大きいおおきいです。会議かいぎの十分前なら見られるみられる一枚物なのか、三十分ほしい申請書なのかでも、受け取りうけとり方ほうは変わるかわるのです。この差は小さくちいさくありません。数字すうじや時刻が先にさきに見えてみえていれば、読み手は内容ないようへ入るはいる前まえから、自分じぶんの予定表よていひょうと作業さぎょうの重さを重ねられます。つまり、期限きげんは礼儀の後ろにつける飾りではなく、判断材料はんだんざいりょうとして先頭に置くおく方ほうが働きはたらきます。

예를 들어 '오늘 15시까지 확인 부탁드립니다'가 먼저 보이면 상대는 채팅을 연 순간 지금 답해야 하는지, 점심 전이면 되는지, 다른 담당자에게도 말을 걸어야 하는지를 생각할 수 있습니다. 반대로 긴 설명이 먼저 나오고 마지막에서야 급한 일이라는 걸 알게 되면 읽는 도중에 우선순위를 다시 짜야 합니다. 실제로 검토 시간이 필요한 자료일수록 그 차이는 의외로 큽니다. 숫자나 시간이 먼저 보이면 읽는 사람은 내용에 들어가기 전부터 자기 일정표와 작업 무게를 겹쳐 볼 수 있습니다.

だから、社内チャットで確認かくにんを頼む時ときは、まず期限きげん、そのあとに対象たいしょうと見てみてほしい点てんを書くかく形かたちが自然しぜんです。急ぎでなければ「今日中で大丈夫だいじょうぶです」のように幅を見せてもかまいませんし、返事が欲しい場所ばしょが一か所だけなら、その行をすぐ下に置けば十分です。大切なのは、相手あいてがファイルを開いてから急ぎ具合いそぎぐあいを発見する流れながれにしないことです。送信前には、「確認お願いします」の前まえに、その依頼いらいが何時までの話かを置けているかを一度だけ見ますみます。

그래서 사내 채팅으로 확인을 부탁할 때는 먼저 기한, 그다음 대상과 봐 주었으면 하는 지점을 쓰는 형태가 자연스럽습니다. 급한 일이 아니라면 '오늘 안이면 괜찮습니다'처럼 폭을 주어도 됩니다. 중요한 것은 상대가 파일을 열고 나서야 급한 정도를 발견하게 만드는 흐름을 만들지 않는 것입니다. 보내기 전에는 '확인 부탁드립니다' 앞에 그 일이 몇 시까지의 이야기인지 놓여 있는지 한 번만 확인합니다.