会議後の連絡は、結論を先に短く

会議かいぎの直後に、全員が長いながい議事メモを待てるとは限りかぎりません。次つぎの作業さぎょうへ進むすすむために、まず決まったきまった点だけ知りたい人ひともいます。そんな時ときに「先にさきに結論だけ送ります」と書くかくと、早くはやく動くための連絡だと伝わりますつたわります。ただ、その一文だけで終えるおえると、読み手よみてには何がなにが決まり、今日どこまで動いてよいのかがまだ見えみえません。速さはやさを出しだしたい言い方なのに、かえって確認かくにんの往復おうふくを増やしてしまうことがあります。とくに参加者が多いおおい会議かいぎでは、あとから読んだ人ひとも同じおなじ文を見るみるので、短すぎる共有ほど解釈が分かれやすくなります。

必要なのは、長いながい背景はいけいではなく、結論けつろんの骨組みほねぐみです。たとえば、採用された案、今日から変わるかわる点てん、いま保留ほりゅうの点てん、この三つのうち少なくすくなくとも二つが見えてみえていれば、受け手は次つぎの行動こうどうを決めやすくきめやすくなります。さらに、詳細メモをいつ出すだすかが一行あると、「これは暫定なのか、もう動いてよいのか」という迷いも減りますへります。逆に、結論けつろんという言葉だけ先にさきに置いておいて、中身が「また整理して送ります」だけだと、急ぎの共有なのか、単なるたんなる途中報告なのかがぼやけます。件名や書き出しだしが急いだ調子でも、肝心の決定事項が見えみえなければ、読み手よみては前まえの会議メモや録音を探しに戻ることになります。

だから、「先にさきに結論だけ送ります」のあとには、結論そのものと、その影響範囲えいきょうはんいを短くみじかく続けるつづけるほうが自然しぜんです。全部を要約し直す必要ひつようはありません。誰が何をなにを前まえへ進めてよいか、そして詳細がいつ来るくるかが見えみえれば十分です。たとえば「A案で進めます。今週の告知文はこの方向ほうこうで作成してください。詳細メモは夕方までに送ります」のように、決定、すぐ動ける範囲、追って来るくる情報じょうほうが並んでいれば、文は短くみじかくても意味いみが立ちます。送信前には、その文を読んだ人ひとが『次につぎに自分じぶんは待つまつのか、動くのか』を一回で判断はんだんできるかどうかを見ますみます。そこまで書けていれば、結論けつろんを先にさきに送るおくる意味いみがきちんと立ちます。