メールの「ご査収ください」は、確認と受け取りを頼む表現

仕事しごとのメールで資料を送るおくる時とき、「ご査収ください」と書くかく場面ばめんがあります。漢字だけ見るみると少しすこしかたいですが、実際じっさいには「お受け取りのうえ、中身を見てみてください」くらいのまとまりで使われるつかわれることが多いおおいです。請求書や見積書、会議資料のように、まず相手あいての手元へ届き、その内容ないようを確認してもらいたい時ときには自然しぜんです。ただ、この一語だけで、細かこまかい感想まで返してほしいのか、受領だけで足りるのかまでは決まりません。ここだけでは、返事がいるのかどうかまではまだ分かるわかるとは言えません。

ここをあいまいにしたまま送るおくると、書いた側がわと受け取った側がわで次つぎの動きうごきがずれやすくなります。送り手は『気づいた点てんがあればコメントをもらえるだろう』と思っていても、相手あいては『受け取って目を通せば終わりだな』と受け取るうけとるかもしれません。逆に、承認しょうにんが必要な書類なのに「ご査収ください」だけで止めると、相手あいてはどこまで返せばよいのか判断しにくくなります。この言葉ことばは確認かくにんの入口いりぐちにはなりますが、必要な行動こうどうの種類までは代わりに決めてくれません。資料の目的もくてきが、共有なのか、承認なのか、修正依頼なのかを別のべつの文で置かないと、受け手は自分じぶんで補って読むよむことになります。

たとえば、見積書を送って金額だけ確認してほしいのか、会議資料を送ってコメントまでほしいのかでは、同じおなじ「見てみてください」でも次つぎの動きうごきがどう違うちがうかがはっきりします。相手あいてが上司なのか、社外の取引先なのかでも、返し方ほうの丁寧さや速さはやさがどう変わるかわるかは小さくちいさくありません。それなのに依頼いらいの形かたちを省くと、返事が遅いのではなく、何をなにを返すべきか決め切れず止まっていることもあります。だから、返事の形までほしい時ときは、その次つぎの一文で動きうごきを置くおくほうが実務では親切です。たとえば『問題なければご返信は不要です』と書けば受領中心だと分かりますわかりますし、『金曜午前までに修正点をご共有ください』と続ければ、見るみるだけで終わらない依頼だと伝わりますつたわります。メールを閉じる前まえには、「ご査収ください」のあとに、返事の要否ようひ、期限、見てみてほしい観点かんてんのどれかが入ってはいっているかを一度だけ見ますみます。そこが見えてみえていれば、相手あいても次つぎの一手を迷いにくくなります。